行政 / 引き継ぎメモ
行政の引き継ぎメモでAIエージェントに渡す情報と確認手順
行政職員向け。引き継ぎメモにAIエージェントを使う前に、実際に渡すメモ、任せる範囲、最後に自分で見る点を整理します。
AI仕事メモ ライター roi / 更新 2026-05-19 / 4分で読める
先に押さえること
最初から上手な指示を書こうとすると、だいたいそこで止まります。先に材料を出してから整えます。
行政職員が引き継ぎメモにAIエージェントを使うなら、先に「現在の状態、関係者、次の作業、注意点、過去に困ったこと」を渡します。AIには「読み手が最初に確認する順番を整えるところ」を頼み、制度の根拠、個人情報、例外対応、住民に案内できる範囲は最後に自分で確認します。
まず貼るメモ
休み前や担当変更前に、急いでメモを残す時は、メモを整える前にAIへ渡しても大丈夫です。行政の仕事では、住民からの質問、制度の根拠、庁内だけの確認事項が混ざりやすいです。まずは要綱、FAQ、庁内メモ、住民向け文案から、今の状態、次にやること、関係者、注意点、ログの場所だけを抜き出して貼ります。きれいな文章より、あとで確認できる材料があるほうが助かります。
最初の依頼で言うこと
最初の依頼では、現在の状態、関係者、次の作業、注意点、過去に困ったことを渡します。ここで「いい感じにして」と頼むと、作業手順だけが並び、なぜその順番なのかが分からないことがあります。先に現状、次にやること、注意点、判断基準を分けるように頼むと、あとで読み返した時に直す場所が分かります。
出てきた答えの直し方
出力がぼんやりした時は、最初からやり直すより、最初に見る場所、判断基準、困った時の連絡先を先頭に置くのが早いです。根拠を崩さず分かりやすくするためにも、AIの文章を完成品として扱わず、直す場所を探す下書きとして見ます。
任せていい範囲
AIに任せるのは、読み手が最初に確認する順番を整えるところです。手順だけを書いても、例外が起きた時に読み手が止まります。制度の根拠、個人情報、例外対応、住民に案内できる範囲は、AIの出力を見たあとに必ず自分で確認します。ここを飛ばすと、仕事の責任までAIに預けたような形になります。
AI時代の仕事として見る
行政の専門性は、制度の根拠と住民の困りごとをつなげて説明する力です。AIで文書は整えられますが、根拠条文、例外、現場運用を行き来できる職員の価値は上がります。引き継ぎメモでAIを使う時も、作業を減らすだけでなく、自分の判断がどこにあったかを残す意識で使うと、経験が次の仕事に残ります。
続けるための型
毎回の指示を長くするより、「目的」「元メモ」「出してよい情報」「未確認」「出力形式」の5つを固定します。引き継ぎメモのたびに同じ欄で渡すと、AIの出力を比べやすくなります。
そのまま使える指示
あなたは行政職員の作業補助です。目的は「初めて読む人が迷わない引き継ぎメモにする」です。次の材料を読み、事実、推測、未確認に分けてください。まず「このまま使える点」、次に「確認が必要な点」、最後に「次にやること」を出してください。足りない前提は埋めずに、確認事項として残してください。